Algemene voorwaarden

Versie 2026-10-29 — vastgesteld en van toepassing op nieuwe aanvragen vanaf 29 oktober 2026. Voor bestaande overeenkomsten geldt een wijziging volgens de daarin overeengekomen procedure; er wordt geen akkoord met terugwerkende kracht aangenomen.

Deze voorwaarden gelden voor zakelijke klanten die een F-Register omgeving aanvragen of gebruiken. De aanbieder is F-register, gevestigd aan Banjaard 19, 2134 WS Hoofddorp, Nederland (KvK 92549705, btw-id NL004966153B65). Je bereikt ons via info@f-register.nl en 023 707 0080. De pakketkeuze, prijs, factuurperiode en eventuele aanvullende afspraken staan in de aanvraag en de daaropvolgende schriftelijke bevestiging. Bij een verschil gaat een uitdrukkelijk afgesproken bevestiging voor op deze algemene tekst.

1. Aanvraag en activering

Een verzonden aanmeldformulier is een aanvraag, nog geen toezegging dat een omgeving wordt geleverd. Wij controleren het zakelijke EU-btw-id, het e-mailadres, het akkoord met de voorwaarden en verwerkersovereenkomst en de betaalautorisatie. Na geslaagde controles kan de proefomgeving automatisch worden uitgerold. Bij een onvolledige controle, een dubbele aanvraag of een technische beperking beoordelen we de aanvraag handmatig. We kunnen om aanvullende gegevens vragen of een aanvraag gemotiveerd afwijzen. Na succesvolle uitrol bevestigen we de startdatum. Voor bedrijven in Nederland is het adres in beginsel naam.f-register.nl; voor bedrijven in andere EU-landen naam.f-register.eu. Een voorgesteld subdomein is pas definitief na bevestiging.

2. Gratis proefperiode

De proefperiode duurt twee maanden en begint op de door ons bevestigde datum waarop de omgeving daadwerkelijk is uitgerold, niet op de dag waarop je het formulier invult. Tijdens de proef kun je beschikbare modules testen. Het aangevraagde basispakket is het beoogde pakket voor daarna.

Je kunt tot het einde van de proefperiode opzeggen zonder een betaalde abonnementsmaand. Laat dit voor de bevestigde einddatum weten via info@f-register.nl; wij bevestigen de ontvangst. Na afloop vervallen de proefmodules; het basispakket blijft bereikbaar. Een betaald abonnement ontstaat pas nadat je het pakket, de prijs en de ingangsdatum van de betaalde fase afzonderlijk hebt bevestigd. Zonder die bevestiging factureren of incasseren wij geen abonnementsbedrag. Aanvullende betaalde modules worden niet stilzwijgend geactiveerd.

Voor het einde van de proefperiode ontvang je een verzoek om je pakketkeuze te bevestigen. Er wordt geen abonnementsbedrag in rekening gebracht voor het einde van de proefperiode.

3. Eerste betaalautorisatie

Voor Nederlandse bedrijven vragen we bij iDEAL een eerste betaling van € 0,01 om de incasso te autoriseren en niet-serieuze aanvragen te helpen beperken. Dit bedrag wordt niet terugbetaald en niet met een abonnementsfactuur verrekend, ook niet als je tijdens de proefperiode opzegt. Bij een creditcard is de eerste autorisatie € 0,00. Deze eerste betaling kan bij Mollie een machtiging voor toekomstige SEPA-incasso of kaartbetalingen aanmaken. Wij gebruiken die machtiging pas voor een abonnement nadat je het betaalde pakket afzonderlijk hebt bevestigd. Wil je de machtiging intrekken, mail dan info@f-register.nl; wij bevestigen de afhandeling. De autorisatie op zichzelf is geen betaling voor een abonnement en maakt een aanvraag niet automatisch definitief.

4. Pakketten, modules en prijzen

Het basispakket, het aantal inbegrepen gebruikers, de opslag en de beschikbare functies volgen uit de actuele prijspagina en de schriftelijke bevestiging. Prijzen worden exclusief btw vermeld, tenzij uitdrukkelijk anders aangegeven. Niet alle uitbreidingen zijn op elk moment beschikbaar. Voor een betaalde module of extra gebruikers is een afzonderlijke keuze of opdracht nodig; de prijs en ingangsdatum worden vooraf bevestigd.

Een pakket kan alleen worden gebruikt binnen zijn afgesproken limieten. Upgrade, downgrade en de opzegtermijn tijdens de betaalde fase worden vastgelegd in de opdrachtbevestiging. Wijzigingen in prijzen of voorwaarden voor een lopend abonnement melden we vooraf; voor reeds gefactureerde perioden gelden ze niet met terugwerkende kracht.

5. Gebruik van het platform

Je beheert je eigen gebruikers, rollen en ingevoerde gegevens. Je zorgt dat gebruikers hun inloggegevens beschermen en dat gegevens rechtmatig, juist en relevant worden ingevoerd. Het platform ondersteunt registratie, planning en auditvoorbereiding; het vervangt geen vakbekwaamheid, certificering, wettelijke controle of beoordeling door een auditor. Controleer rapporten, berekeningen en automatisch ingevulde gegevens voordat je ze gebruikt of deelt.

Wij mogen redelijke technische maatregelen nemen tegen misbruik, onbevoegde toegang of handelingen die de beveiliging van andere omgevingen raken. Gepland onderhoud en belangrijke wijzigingen communiceren we waar redelijkerwijs mogelijk vooraf.

6. Gegevens, privacy, export en overstap

De gegevens die jouw organisatie invoert blijven van jouw organisatie. F-Register krijgt alleen de rechten die nodig zijn om de dienst te leveren, te beveiligen en te ondersteunen. Voor persoonsgegevens in de klantomgeving sluiten we afzonderlijke verwerkersafspraken. Meer over onze eigen verwerking staat in de privacyverklaring.

6.1 Verzoek en planning

Je kunt kosteloos overstappen naar een andere aanbieder of eigen ICT-infrastructuur, of vragen om wissen bij beëindiging. Mail je keuze, betrokken dienst en gewenste datum naar info@f-register.nl. Bij overstap geef je de noodzakelijke gegevens van de nieuwe aanbieder en bevoegde contactpersonen door. Wij bevestigen ontvangst, vervolgstappen, aanvang/einde en risico’s en bieden redelijke ondersteuning.

De aankondigingstermijn vóór aanvang van de overstap is maximaal twee maanden; een eerdere haalbare datum spreken we samen af. Daarna volgt zonder onnodige vertraging een overgangsperiode van maximaal 30 kalenderdagen. Gedurende de overgang blijft het contract gelden, houden we de dienst met passende zorg beschikbaar en beveiligen we de overdracht. Partijen werken te goeder trouw samen; je autoriseert betrokken derden en controleert hun gegevensovername.

Is de overstap technisch niet binnen 30 kalenderdagen uitvoerbaar, dan onderbouwen we dat binnen 14 werkdagen na je verzoek en noemen een alternatief van maximaal zeven maanden. Jij kunt de overgang eenmaal met een voor jouw doeleinden passende periode verlengen. Een verschil in functies bij de nieuwe aanbieder maakt de brongegevens niet automatisch onoverdraagbaar.

6.2 Exportcategorieën, formaat en uitsluitingen

De kosteloze export bevat de binnen de gebruikte modules aanwezige overdraagbare gegevens: klanten/contacten, locaties/installaties/binnenunits, planning en werkbonnen, registraties/logboeken/koudemiddelmutaties, audit-/BRL-registraties, voorraad/materialen/gereedschappen en hun relevante relaties, zakelijke instellingen en moduleconfiguratie, documenten, foto’s, handtekeningen, berichten en overige door jouw gebruik gegenereerde overdraagbare registraties. Beschikbare gebruikers- en toegangsmetadata worden verstrekt voor zover noodzakelijk en veilig; geheimen zelf worden niet meegeleverd. Het uitvoerplan specificeert per geactiveerde module welke tabellen/velden, bestanden en relaties er zijn, ook wanneer een categorie leeg is. Een ontbrekende koppeling wordt gemeld en opgelost, niet verzwegen.

Wij leveren CSV-bestanden, oorspronkelijke bestanden en een manifest met bestandsnamen, categorieën, relaties, formaat/tekencodering en controlewaarden. De beveiligde overdracht en eventuele versleuteling/wachtwoorduitwisseling worden apart afgestemd. Je mag een bevoegde derde laten helpen; de nieuwe dienst bepaalt zelf hoe hij de export importeert. Een functioneel identieke applicatie of licentie op F-Register-software wordt hiermee niet toegezegd.

Niet meegeleverd worden wachtwoorden, MFA-secrets/herstelcodes, toegangstokens, API-/infrastructuursleutels, afzonderlijke back-uparchieven, caches en interne technische broncode of beveiligingsconfiguratie van F-Register. Voor zover interne informatie een beschermd bedrijfsgeheim bevat, geldt een uitsluiting alleen voor wat noodzakelijk is en vormt zij geen belemmering voor overdracht van jouw exporteerbare gegevens. Er is geen algemene uitsluiting van alle gebruiksmetadata.

6.3 Einde, ophalen en wissen

Bij succesvolle overstap eindigt de betrokken dienstovereenkomst en bevestigen wij dat schriftelijk. Als je voor wissen zonder overstap kiest, eindigt de betrokken overeenkomst aan het einde van de toepasselijke aankondigingstermijn. Na einde van de afgesproken overgangsperiode blijft de export nog minimaal 30 kalenderdagen beschikbaar. Voor reguliere afwikkeling gebruiken we vanaf de afgesproken einddatum het langste van één kalendermaand en 30 kalenderdagen. Een schriftelijk afgesproken latere ophaaldatum gaat voor. De exporttermijn begint bij een overstap nooit vóór het einde van de overgangsperiode.

Na succesvolle afronding en afloop van deze ophaaltermijn wissen we alle exporteerbare gegevens en digitale activa die door jouw gebruik zijn gegenereerd of rechtstreeks op jou betrekking hebben, inclusief de bijbehorende kopieën. Een gerichte wettelijke bewaarplicht wordt beperkt tot noodzakelijke gegevens en gedocumenteerd; die administratie wordt niet als actieve tenantinhoud gebruikt. Een verzoek om uitsluitend te wissen en de afwikkeling daarvan bevestigen we apart. De verwerkersovereenkomst beschrijft persoonsgegevens, back-upretentie en het bewijs van verwijdering. Een reset van testdata voeren we alleen op verzoek uit; eventuele resetkosten spreken we vooraf af.

6.4 Kosten en aanvullende informatie

De standaardexport en bovengenoemde overstapondersteuning zijn kosteloos; F-Register brengt hiervoor geen afzonderlijke overstapkosten in rekening. Normale vooraf overeengekomen abonnementskosten voor de nog actieve dienst blijven gelden. Deze bepaling introduceert geen nieuwe vroegtijdige beëindigingsboete. Eventuele afzonderlijke extra dienstverlening, die niet nodig is voor de wettelijke overstap, vereist vooraf een duidelijke opdracht en prijs en mag je overstaprecht niet beperken.

De beschreven primaire infrastructuur valt onder Nederlandse/EU-jurisdictie. Informatie over locaties en maatregelen tegen strijdige internationale toegang wordt beschikbaar gehouden via de beveiligingsinformatie van F-Register. De actuele informatie staat op Beveiliging en opslag. F-Register beheert de applicatie en toegangen zelf in Nederland. Tenantdocumenten en offsiteback-ups staan bij TransIP in Nederland. Toegang is beperkt tot bevoegde personen; verzoeken van buitenlandse autoriteiten worden op rechtmatigheid en toepasselijke EU/Nederlandse waarborgen beoordeeld. Wij verstrekken geen gegevens uitsluitend op basis van een met EU-recht strijdig buitenlands verzoek. Waar wettelijk toegestaan informeren wij de klant en betwisten wij onbevoegde of onevenredige verzoeken.

7. Beschikbaarheid en verantwoordelijkheid

We onderhouden en verbeteren F-Register en reageren op gemelde storingen. Een ononderbroken of foutloze beschikbaarheid wordt niet gegarandeerd, tenzij een afzonderlijke serviceafspraak dat expliciet bepaalt. Meld fouten zo snel mogelijk met voldoende informatie om ze te onderzoeken. Iedere partij blijft verantwoordelijk voor haar eigen wettelijke verplichtingen. Aansprakelijkheid wordt beoordeeld volgens de wet en eventuele uitdrukkelijk overeengekomen serviceafspraken; niets in deze voorwaarden beperkt aansprakelijkheid waar dat wettelijk niet mag.

8. Contact en versie

Voor vragen, opzeggingen of een verzoek om je gegevens te exporteren mail je info@f-register.nl. We bewaren bij een proefaanvraag welke versie van de voorwaarden is aanvaard. Voor zakelijke overeenkomsten geldt Nederlands recht, voor zover dwingend recht geen andere uitkomst voorschrijft.